Stappenplan voor implementatie


Een pilot project met VISI

Een groot aantal organisaties past VISI toe om de besluitvorming rond contractcommunicatie te verbeteren. De vijf grootste opdrachtgevers, en een toenemend aantal provincies, gemeenten en waterschappen stelt het gebruik van VISI in hun contracten verplicht. Alle partijen hebben tenminste twee dingen met elkaar gemeen. Ten eerste zien zij VISI de voordelen van VISI. In de tweede plaats zijn ze allemaal ooit begonnen met hun eerste VISI-toepassing; vaak in de vorm van een pilot.

Advies inwinnen

Een VISI adviseur kan hulp bieden bij de aanpak en begeleiding van pilots. Met name voor de begeleiding van discussies over rolverdeling en vastlegging van het besluitvormingsproces is het van belang dat de VISI-methodiek op de juiste manier wordt geïnterpreteerd. Ook kunnen praktijkervaringen worden ingebracht om te komen tot de gewenste werkwijze en een zo gebruiksvriendelijk mogelijke ondersteuning met hulp van bestaande software. Door in een vroeg stadium alle aspecten in zijn samenhang te betrekken, kan het invoeringstraject worden verkort, kan maximaal lering worden getrokken uit de pilot-ervaringen en zijn eerder kostenbesparingen te bereiken.

Om zich een goed beeld van de mogelijkheden en impact van VISI te kunnen vormen, starten de meeste organisaties met enkele pilots. De vervolgstap die door opdrachtgevers vaak genomen wordt is om voor bepaalde projecten VISI verplicht te stellen. De pilots leveren zowel opdrachtgever als opdrachtnemer veel inzichten op. In de eerste plaats zorgen discussies over rolverdeling, het besluitvormingsproces rond directievoering en toezicht en communicatieafspraken voor een verdere aanscherping van het bouwproces. VISI dwingt contractpartijen om dit alles goed te omschrijven voordat het werk begint. Welke lering kan uit pilots worden getrokken?

Voor organisaties die de eerste ervaringen met VISI hebben opgedaan, waren de belangrijkste leerpunten dat je met VISI dingen niet heel anders doet. Door VISI verlopen bijvoorbeeld bouwvergaderingen wel veel effectiever. Zonder het gebruik van VISI wordt er tijdens een bouwvergadering toch vooral gesproken over de afwijkingen die juist tijdens zo’n vergadering door de aannemer worden gemeld. Door VISI zijn die afwijkingen al veel eerder bekend en is daar al op gereageerd. Je kunt in de bouwvergadering dan veel meer én effectiever over de inhoud van het project praten. Het persoonlijk contact tussen directie en aannemer blijft belangrijk voor de goede verstandhouding. Dat betekent ook dat je bij het opzetten van VISI-communicatie moet oppassen dat je niet op een té gedetailleerd niveau de zaken met VISI wilt regelen.

Stappenplan

Uit ervaringen die uit talrijke pilots zijn verzameld, adviseert BIM loket om het volgende stappenplan te volgen:

  1. Voorbereiden eigen organisatie (uitleg VISI en pilottraject) 
  2. Advies inwinnen (gebruik maken van ervaringen en hulpmiddelen) 
  3. Vaststellen van een VISI-communicatiestructuur
  4. Selectie van een informatiesysteem met VISI-keurmerk
  5. Selectie van een geschikt project voor de pilot
  6. VISI-communicatie in bestek/contract met aannemer opnemen
  7. Training en ingebruikname van het VISI-informatiesysteem
  8. Gebruikersbegeleiding
  9. Evaluatie, verbeterpunten en vervolgaanpak

Waardevolle ervaringen

Het uitvoeren van pilots rond de toepassing van VISI levert dus veel waardevolle ervaringen op, die meegenomen kunnen worden bij de structurele toepassing. Uiteindelijk raken alle betrokken projectpartners gewend aan de vaste VISI-communicatiestructuur die dan voor ieder project hetzelfde is. Voor beide contractpartijen levert deze vaste structuur vooral veel duidelijkheid op. Iedereen weet nu waar die aan toe is. Als alle partijen via VISI op elkaar ingesteld zijn, kan VISI ook vele schaal- en efficiëntievoordelen opleveren. 

Een pilot blijkt aldus een mooie proeftuin om ervaringen met VISI op te doen. Uit de pilot komen verbeteringswensen naar voren die in het vervolg kunnen worden meegenomen. In een pilot kun je nog veel energie steken in het opleiden en begeleiden van je eigen medewerkers en van de betrokken aannemer. Straks bij de structurele toepassing van VISI kan dat niet meer de bedoeling zijn. Dan dient bij alle projectpartners tussen de oren te zitten hoe de contractcommunicatie via VISI dient te verlopen.