3.7 Communicatie
Een belangrijk ingrediënt voor een succesvolle samenwerking is goede communicatie. Daarom leg je in je BUP afspraken vast over de informatie-uitwisseling en de overlegstructuur.
7a. Aspectmodel
In deze paragraaf beschrijf je in welke bestandsformaten aspectmodellen worden uitgewisseld in het project. We bevelen aan om hierbij zoveel mogelijk gebruik te maken van open standaarden. Een open standaard als IFC maakt het eenduidig uitwisselen van modellen relatief eenvoudig. Wordt er niet uitgewisseld op basis van open standaarden? Dan moet je met alle betrokken partijen strenge afspraken maken over onder meer de in te zetten modelleringssoftware, naamgeving van objecten en vooral ook van eigenschappen (parameters). Verwijs bijvoorbeeld naar een shared parameterlijst.
7b. Documentmanagement
Naast de informatie in modellen, wordt veel projectinformatie gedeeld in (digitale) documenten. Het is heel belangrijk om hier afspraken over te maken. Leg vast welk Document Management Systeem (DMS) wordt gebruikt op het project. We bevelen aan om één centraal DMS te gebruiken, waar alle betrokken teamleden hun bestanden kunnen oploaden en documenten van de andere teamleden kunnen raadplegen. Maak strakke afspraken over de autorisatie: wie mag wel of niet welke documenten raadplegen, gebruiken of zelfs bewerken?
Werkt iedereen in zijn eigen DMS? Dan wordt het maken van afspraken over het uitwisselen van documenten extra belangrijk. Zorg er dan voor dat het duidelijk is wie wanneer welke documenten nodig heeft en wie die documenten dienen te leveren. Zorg ervoor dat iedereen op tijd met de juiste informatie aan de slag kan.
7c. Bijeenkomsten
Bijeenkomsten vormen een belangrijk middel voor een goede sfeer en om projectinformatie uit te wisselen. In deze paragraaf leg je een lijst met verschillende soorten bijeenkomsten vast, die nodig zijn voor het ontwerp en de engineering in BIM. Daarnaast is het verstandig om aan te geven welke disciplines en/of rollen bij deze overleggen aanwezig moeten zijn, zodat iedereen hier rekening mee kan houden in zijn/haar agenda.
Tip: Het is verstandig om een verwijzing naar de standaard agenda van het overleg toe te voegen, zodat iedereen met de juiste informatie komt en weer vertrekt.
7d. Coördinatiemodel
Het belangrijkste model dat laat zien dat alle disciplines op elkaar zijn afgestemd en de bevestiging dat er goeie afspraken zijn gemaakt is natuurlijk het coördinatiemodel. Om ervoor te zorgen dat iedereen met het juiste coördinatiemodel aan de slag gaat, maak je afspraken over wanneer, waar en door wie het coördinatiemodel wordt gedeeld, c.q. geplaatst. Hier kan bijvoorbeeld komen te staan dat de BIM-regisseur van de aannemer iedere twee weken een nieuw coördinatiemodel deelt op SharePoint in de map “Coördinatiemodellen”.
7e. Communicatie van issues
Noteer hier welke applicatie wordt gebruikt om te communiceren over ‘issues’ in de modellen. Issues kunnen bijvoorbeeld zijn: clashes, modelleerfouten, modelleringen die in strijd zijn met de gemaakte modelleringsafspraken. Issues worden doorgaans gesignaleerd door de centrale BIM coördinator die de verschillende aspectmodellen samenvoegt tot een coördinatiemodel en clash controles uitvoert. Maar het is aan te bevelen dat de teamleden ook elkaars aspectmodellen reviewen. Ook daarbij kunnen issues aan het licht komen.
Het kan handig zijn om een escalatieproces te beschrijven voor het geval dat de communicatie even niet lekker loopt.
Als issue’s in een bepaald softwareprogramma en format worden gedeeld, doe je er verstandig aan om te verwijzen naar aanvullende informatie over het programma en het format.
7f. Planning
Het heeft geen zin om de volledige projectplanning op te nemen in je BUP. Hiervoor kun je beter een verwijzing maken naar het betreffende document in het DMS. Wel kun je hier de belangrijkste mijlpalen voor het project opsommen die invloed hebben op de ontwikkeling van informatie in het BIM. Denk bijvoorbeeld aan het indienen van de aanvraag voor een omgevingsvergunning, de start van de verkoop, enzovoort.