“Deze open informatiestandaard kan je juridisch stappen verder brengen!”

Elke aannemer in de bouw en GWW kent het: discussies met opdrachtgevers over vertragingen of over meerwerk. Dan schakel je zo nodig een advocaat in. “En dan zeg ik ‘haal nou eens al die VISI-berichten tevoorschijn!’ Dan gaan we grasduinen en ontdekken regelmatig bruikbare informatie”, weet Joost Haest (Serverijn Hulshof advocaten). Hij was zelf betrokken bij een aantal gerechtelijke uitspraken waarbij VISI een doorslaggevende rol speelde, en licht graag toe welke juridische meerwaarde deze open standaard kan hebben.

Juridische procedures wil je natuurlijk het liefst vermijden. Want zoiets kost bakken met tijd en geld. En dan is er ook nog eventuele reputatieschade. Maar als zo’n procedure toch in beeld komt, realiseren velen zich niet, of te laat, dat de open standaard VISI in zo’n juridisch traject meerwaarde kan hebben. Joost Haest: “Dat is jammer. Want vaak wordt VISI al gebruikt, en daar kun je feilloos in terugvinden wat er allemaal is afgesproken in een bouwproces.”

Wat is VISI?

Even een nadere uitleg: VISI is een open standaard voor digitale communicatie. Met VISI bepaal je wanneer (proces), wie (rol), wat (informatie), aan wie (rol) aanlevert. Daardoor weet je van elkaar waar je aan toe bent. Je bent vrij om je samenwerking de vorm te geven die je wilt. Wijzigingen in de samenwerkingsafspraken zijn altijd traceerbaar. Meer over VISI, hoe je deze standaard kunt gebruiken en praktijkvoorbeelden vind je op de VISI-website.

Je weet door VISI dus altijd welke acties jij of de ander nog moet uitvoeren. Je weet of je bericht aangekomen is. Overdracht van werk, van de ene naar de andere medewerker, gaat naadloos. “De communicatie is terug te vinden voor alle betrokkenen, zonder wederzijdse afhankelijkheid. Bij een geschil is meteen duidelijk hoe de samenwerking is verlopen.”

Gebruik VISI voor de dingen die je afspreekt, leg dat vast. Dan heb je een grotere kans dat je juridische procedures voorkomt, óf dat ze gemakkelijker in jouw voordeel uitpakken!

VISI werkt beter dan e-mailen

Maar is het niet afdoende om de communicatie via e-mail te regelen, dan staat het toch ook zwart op wit? “Dat is in beginsel juist, maar met mail gaat het toch vaak mis. Want ik stuur bijvoorbeeld iets naar jou met een collega in de CC, vervolgens gaat een collega separaat naar mij reageren en de mail ook forwarden naar een andere partij. Dat wordt één grote streng waarbij je niet meer kunt zien wie wat waar hoe waarom heeft gereageerd. Daarbij kunnen er in jouw mailstreng ook bepaalde berichten ontbreken, omdat je daar niet in mee bent genomen. Die communicatie is achteraf heel lastig te reconstrueren.”

In VISI kun je heel gemakkelijk de hele communicatie’ boom’ tussen betrokken partijen terugvinden: wie is wanneer meegenomen, op welke datum, hoe laat, wat er is meegestuurd, wat was de reactie, enzovoorts. “E-mail is bovendien niet handig omdat dit een privé werkomgeving is, en wat nu als een werknemer op een zeker moment vertrokken is. Krijg je dan alle informatie nog boven tafel? Daarentegen kun je binnen VISI meerdere personen machtigen en rollen toekennen (van alleen lezen tot en met accorderen van afspraken). Meerdere mensen kunnen zo tegelijk bij het berichtenverkeer in het platform.”

Praktijkvoorbeeld VISI: gemeente versus aannemer over oorzaak stagnatie werk

Op het moment dat we Joost spreken werkt hij aan een zaak, waarvan hij verwacht dat VISI een doorslaggevende rol gaat spelen: “Ik ben bezig om een procedure op te starten tegen een gemeente. Dit gaat onder meer over stagnatie in het werk. De aannemer zegt ‘Oorzaak A ligt ten grondslag aan de stagnatie, en deze oorzaak komt voor rekening van de gemeente.’ De gemeente reageert met ‘Dit klopt misschien wel of misschien niet. Maar er is ook nog een stagnatieoorzaak B. En die oorzaak vormt wat ons betreft de eigenlijke reden voor de financiële consequenties van de stagnatie.’ Hier is best wel een tijd over gesteggeld. Tot de betrokken aannemer het VISI-bestand dat hierbij werd bijgehouden ondersteboven keerde. Toen vonden we zwart-op wit een melding van de gemeente, waarin zij oorzaak A erkent als oorzaak van de stagnatie. Daar ben ik uiteraard heel blij mee, en ik verwacht dat dit een volgende gerechtelijke uitspraak oplevert, waarin VISI een cruciale rol speelt. “

Hoe VISI ook in andere gerechtelijke uitspraken in de afgelopen jaren een rol heeft gespeeld, kun je binnenkort lezen in een vervolgartikel op dit verhaal.

Wil je meer weten over VISI en hoe je deze standaard in jouw organisatie kunt toepassen? Kijk dan op de VISI website.

Over Joost Haest

Joost komt uit een bouwfamilie en kenmerkt zich door een echte aannemersmentaliteit: hij denkt liever in kansen en oplossingen dan in problemen en risico’s. Bouw- en aanbestedingsrecht is hem dan ook op het lijf geschreven. Joost is een echte specialist in het GWW werk en meer in het bijzonder in RAW-bestekken. Op jaarbasis passeren zo’n 150 bestekken en vraagspecificaties uit de waterbouw, wegenbouw en groensector zijn bureau. Daarover adviseert en procedeert hij in zeer uiteenlopende kwesties.