Slim werken met data begint met de juiste informatie verzamelen

Als woningcorporatie of andere vastgoedeigenaar wil je je bezit zo goed en efficiënt mogelijk onderhouden. Schilderen als het ook echt nodig is en er dan liever niet een jaar later achter komen dat die schilderbeurt beter gecombineerd had kunnen worden met verduurzaming. Steeds meer woningcorporaties werken dan ook digitaal. Maar als je gaat digitaliseren, wat leg je dan precies vast? Hoe zorg je dat je op basis van die data beslissingen kan nemen en hoe maak je informatie uitwisselbaar met ketenpartners? Want je kan niet álles vastleggen. En áls je wat vastlegt, moet je dat eenduidig doen. Woningcorporaties maakten hier dan ook afspraken over. Hoe dat informatie-uitwisseling beter en makkelijker maakt vertelt Wouter Kolbeek, programmamanager Digitaal Vastgoed bij Woonstad Rotterdam.

Wouter vertelt aan het begin van het gesprek hoe moeilijk het oorspronkelijk was om als woningcorporatie of andere vastgoedeigenaar inzicht te houden in de staat van je bezit.

Welke afspraken maken woningcorporaties over data uitwisselen? Wouter Kolbeek (Woonstad Rotterdam) legt uit.

“Woningcorporaties hebben vaak flinke vastgoedportefeuilles van 10.000 tot 20.000 eenheden. Wij zijn met Woonstad Rotterdam een van de grootste, wij hebben zelfs 60.000 eenheden. Elke keer als een complex wordt opgeleverd door een ontwikkelpartner, krijgen we een heel archief aan informatie. Als je die gegevens niet eenduidig en op één plek bewaart, dan vind je daar je weg niet in. Elke keer als er dan iets met dat pand is, moet je er weer naartoe voor een inspectie, omdat je je data niet op orde hebt.”

60.000 pdf’jes, en meer

Woonstad Rotterdam startte daarom een aantal jaar geleden met het digitaliseren van haar bezit.

Wouter: “Alleen al het inmeten van onze woningen voor de NEN2580 zou 60.000 pdf’jes opleveren. Dat moest slimmer kunnen. In de huidige tijd, met alle technologische mogelijkheden die we hebben, zou je informatie over je panden voor 80% vanachter je laptop moeten kunnen vinden. Wij willen bij onderhoud met een druk op de knop kunnen zien om hoeveel strekkende meters schilderwerk het gaat en dat meteen naar onze onderhoudspartner kunnen sturen. We willen bij een klacht van een bewoner over een lekkage meteen kunnen zien wat zich boven die woning bevindt. We willen onderhoud en verduurzaming slim kunnen plannen. Vanuit die insteek gingen we aan de slag om van elk pand in ons bezit een digital twin te maken.”

Alleen al het inmeten van onze woningen voor de NEN2580 zou 60.000 pdf’jes opleveren. Dat moest slimmer kunnen

Wat leg je vast en hoe?

In dat digitaliseringsproces kwam Woonstad wel voor flink wat keuzes te staan. “Je kan natuurlijk in principe álles vastleggen. Maar dat wil je niet, want dat kost vreselijk veel tijd en je hebt niet alle informatie nodig. Dus moesten we bepalen: welke informatie hebben we nodig voor goed beheer en onderhoud en op welk niveau leggen we die informatie vast?”

Zo ontstond een initiatief bij Aedes, de koepelorganisatie van woningcorporaties, om dit vraagstuk samen op te pakken. Uitgebreid onderzoek onder stakeholders naar wat de beste manier is om een gebouw op te delen voor beheer en onderhoud gaf al heel veel inzicht. Én houvast voor goede samenwerking met ketenpartners. Daarnaast waren meer woningcorporaties bezig met digitaliseren. Zij staken de koppen bij elkaar om goede keuzes te maken. Want een BIM model is niet per se geschikt om al je data in vast te leggen. Wat hadden ze echt nodig, wat zouden ze later kunnen toevoegen, wat was praktisch haalbaar?

Afspraken maken over informatie-uitwisseling

“Dit was pionieren. Er waren in die tijd nog niet veel woningcorporaties bezig met BIM. Het gaat ook niet alleen over BIM, wel over data en digitalisering. In zo’n proces van beheer en onderhoud worden continu door alle projectpartners Excel-lijstjes uitgewisseld. Daar ontstaat ook altijd discussie over. Werk je wel met het laatste bestand? Heb je het wel goed overgetypt in je eigen systemen? Het kost veel tijd, is heel foutgevoelig en niemand weet op een gegeven moment nog wat de werkelijkheid is. Het gevolg: toch maar weer opnieuw een inspectie doen om zeker te weten dat je met de juiste gegevens gaat werken.”

“We hadden dus een standaard nodig, een betrouwbare bron, iets waar we allemaal op kunnen bouwen en wat uitwisselbaar is. Een gebouw bestaat bijvoorbeeld uit deuren en ramen. De ene keer heet dat in het systeem een voordeur, de andere keer een achterdeur, weer een andere keer een houten deur. Als je daar niet eenduidig in bent, kun je niet automatisch opzoeken hoeveel deuren een complex heeft, van welk materiaal en hoeveel schilderwerk dit oplevert. Laat staan als je 15.000 complexen hebt. Als je voor de aanleg van zonnepanelen wil weten welke daken je in je bezit hebt met een zuidwest-oriëntatie, dan moet dat wel netjes vastgelegd zijn. Daarover gingen we dus afspraken maken: we maakten data-standaarden voor hoe je een gebouw digitaal vastlegt.”

In zo’n proces van beheer en onderhoud worden continu door alle projectpartners Excel-lijstjes uitgewisseld. Daar ontstaat ook altijd discussie over

Aedes ILS nu onderdeel van ILS Configurator

Al die afspraken bij elkaar resulteerden in de Aedes ILS, waarin de informatie is vastgelegd die corporaties nodig hebben van hun woningen. Elke woningcorporatie kan er gebruik van maken.

Afspraken over informatie-uitwisseling in Aedes ILS: wat is een ILS?
ILS staat voor informatieleveringsspecificatie. In een informatieleveringsspecificatie maken opdrachtgever en opdrachtnemer(s) afspraken over de informatielevering, bijvoorbeeld tijdens een bouwproject, zodat alle partners hun werk goed kunnen uitvoeren. Dit kan gaan om informatie die nodig is gedurende het proces of om informatie die nodig is gedurende de gebruiksfase. In een ILS wordt vastgelegd welke bouwwerkinformatie door wie wordt aangeleverd, waar deze informatie te vinden is en wanneer ze beschikbaar is. Belangrijk, want samenwerken gaat beter als de informatie waarop we bouwen uitwisselbaar, gestructureerd, eenduidig, correct, volledig en herbruikbaar is. Een ILS is vaak onderdeel van het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

In eerste instantie was de Aedes ILS nog een Excel-bestand met alle objecten (wand, deur, raam) en allerlei kenmerken van die objecten (lengte, breedte, oppervlakte, materiaal). Inmiddels zijn we weer een stap verder. Want met digiGO BIM Loket en meer dan honderd andere mensen uit de branche werkte Wouter de afgelopen jaren aan een tool die het toepassen van de Aedes ILS, en daarmee de samenwerking met ketenpartners op projecten, nog makkelijker en beter maakt. Namelijk de ILS Configurator.

Informatie-uitwisseling nog makkelijker

Wouter: “Met de ILS Configurator maak je aan de hand van vragen stap voor stap specifieker hoe je project eruitziet en welke informatie je daarvoor nodig hebt van andere partijen. De vragen gaan over de karakteristieken van het gebouw (woningbouw/utiliteit, wel/geen lift, houten/betonnen vloeren) en voor welke toepassingen je als uitvragende partij informatie nodig hebt. In ons geval onderhoud en renovatie. Vervolgens genereert de configurator de ILS voor jouw project, die je dan ook in dezelfde online omgeving kan laten beoordelen door de andere partij.”

Met de ILS Configurator maak je aan de hand van vragen stap voor stap specifieker hoe je project eruitziet en welke informatie je daarvoor nodig hebt van andere partijen

“De Aedes ILS wordt nu ontsloten door deze ILS Configurator. We hebben de Excel daarvoor omgezet in Linked Data, zodat alle informatie die eerst in die Excel stond, nu terug te vinden is in de keuzemenu’s van de configurator. Dat maakt het gebruik van de Aedes ILS nog veel prettiger. Er is bij de ontwikkeling van de ILS Configurator heel veel aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid van de tool. Of je nou expert bent op dit vlak of het voor de eerste keer doet, iedereen kan hiermee een goede ILS maken. Dat helpt enorm bij het gestandaardiseerd uitvragen van je data.”

Hele levensduur van een gebouw goed vastleggen

Wouter ziet nog een grote toegevoegde waarde van de ILS Configurator. “Beheer en onderhoud komt natuurlijk altijd pas aan het eind, als een gebouw er al is. Maar idealiter wordt al nagedacht over het beheer en onderhoud bij het ontwerp en de bouw. Dat wordt met de ILS Configurator makkelijker gemaakt. Als een projectontwikkelaar een ILS gaat maken, kan hij door die Linked Data meteen de data meenemen uit de Aedes ILS: welke data is later nodig voor het beheer en onderhoud? Zo gaan we al vanaf de start van een project de juiste data verzamelen voor het beheer en onderhoud en wordt het mogelijk om gedurende de hele levensduur van een gebouw eenduidig data te delen.”

Standaardisering, digitalisering en samenwerking

Heeft Wouter tot slot nog een tip? “Als sector zijn we heel blij dat we een standaard hebben waarop we voort kunnen bouwen. En er is nog zoveel potentieel. Denk je eens in wat er allemaal mogelijk is als we het allemaal over hetzelfde hebben en onderling eenvoudig data uitwisselen! Dan kunnen we veel sneller de juiste beslissingen nemen.”

Dus ga aan de slag met digitalisering, ga niet het wiel opnieuw uitvinden en gebruik de standaarden die er zijn, stel je ketenpartners op de hoogte

“Er komt ook zoveel op ons af: de energietransitie, nieuwbouw, wetgeving, onderzoek naar loden leidingen, rookmelders. Er is een steeds grotere informatievraag, we hebben steeds grotere opgaven en er zijn steeds minder mensen waarmee we het werk kunnen doen. Het antwoord hierop ligt echt in standaardisering, digitalisering en samenwerking. Dus ga aan de slag met digitalisering, ga niet het wiel opnieuw uitvinden en gebruik de standaarden die er zijn, stel je ketenpartners op de hoogte. We moeten het met elkaar doen.”